一、應付買家的網上查詢：分辨那個是真盤，那個是假盤；
應該要有一個辨偽程序，否則一旦業務做開，你會淹沒在電子郵件的海洋裡。一般從買家查詢的內容，你就能判斷出來哪些是實盤，哪些是虛盤。應該重點處理那些針對性很強的、可以稱得上是詢盤的電子郵件。對於無價值的詢盤，要敢於果斷捨棄。如果以為每個詢盤都是要向你買貨未免過於天真。有的詢盤過於空泛，也許只是客戶做市場調查的一種手段。如果你不放棄空泛的信息，可能你每天只能做一些處理電子郵件的事了。
二、處理買家的查詢一定要注意方法和技巧；
要善於透過電子郵件的表像看到深層去，了解詢盤者真正的用意。他是否是真正的買家或者中間商甚至是你的競爭對手？他購買的動機是什麼？他的購買能力如何？掌握這些以後，你就可以有高超的回复處理能力，能夠抓住客戶的心理，讓買家更快、更好的了解你的企業及產品。
三、熟悉自己的產品與同行的產品：質量和價格；
要非常清楚你的產品包括質量是否適合目標市場？要設法了解國內其它同行的質量和價格水平。現在獲取同行的產品信息是多麼輕鬆啊！您要明白，一份詢盤，國外客戶不會只發給你一家，而會同時發給很多供應商。只有你的產品質量及價格優於同行，才有可能最終獲得定單。
四、處理電子郵件的八字方針：
簡單、可信、恰當、快速；
a.簡單：語言要簡煉，不要羅羅嗦嗦，言之無物。要知道，很多國外商人的耐心是很差的，你浪費他的時間就等於在謀財害命。千萬不要小看處理電子郵件的藝術，我告訴你，很多外貿業務員其實都不懂如何寫一封好的電子郵件。其中的關鍵就在於你能否很好的把握買家詢盤的真正意圖，從而給他他最需要的最有針對性的答复。
b.可信：簡單並不是要你省略最基本的禮儀，我相信任何一個人都不喜歡不禮貌的回复。和買家開始聯繫時還要注意，在電子郵件的後面，一定要附上你詳細的聯繫方式，包括你的姓名、職位、公司名、電話、傳真、E-mail地址、網址和公司地址等信息內容，給對方一個很正規的印象。有些廠商答复時常常丟三落四，很容易給人留下不良印象。
c.恰當：恰當其實是最不容易的！這裡面不僅包含了前二個因素，更重要的，還需要專業。
（1）買家總希望和精通產品的人打交道，如果你在回复詢盤時錯誤百出，一看就是外行，買家會認為你不是真正的生產廠家，或者對產品並不熟悉，很可能就一去不回。所以回复時一定要詳細註明產品的規格、包裝方式、功用、報價等資料。
（2）充分利用電子郵件傳遞圖片的優勢，這樣更能說明問題，同時也可以降低成本。
（3）發出郵件之前，要仔細的檢查一下，有無拼寫或語法錯誤，盡量把可能給別人的不良印象減到最小。
（4）報價要斟酌，不要留下太大的壓價餘地，否則會讓買家產生懷疑。而且，要細分客戶，也就是說根據客戶所在不同的國家、地區給出不同的報價。比如歐美客戶和南美、中東的客戶大多數會在產品檔次上要求不同，如果你給南美、中東的客戶報歐美市場的價格，很可能會把對方嚇跑。
d.快速：買家總希望盡快地得到回复，特別是互聯網介入了國際貿易，很多國外買家更樂意應用這種方式，他們應用這種方式更多的原因是低成本和高效率。如果對客戶的查詢回复太遲，不僅會失去商機，而且會使對方對你的效率及能力產生懷疑。即使是不能立即回复的問題，也應該在內部商議後給予明確答复，切忌盲目應承，往往起反作用。
五、要不斷的細緻跟踪曾向你發過查詢的客戶； 這一點非常重要！很多人往往覺得網上信息多、成交少，或者沒有成交，就失去了信心，並對收到的查詢不再重視，這是非常狹隘和愚蠢的做法。換位思考，換了你是買家，你會第一次就給一個你不了解的供應商下定單嗎？更何況現在的市場基本都是買方市場，買家不管是通過電子商務還是傳統商務手段，輕而易舉就能獲得無數供應商。所以，千萬不要輕視買家的任何查詢！
建議二個跟踪客戶的方法：
1.定期發送新產品給客戶，這一方式往往會有不可低估的效果；
2.節假日向客戶發送問候和節日卡片。（客戶節假日）
信息來源：2009-08-27 中國家紡網
